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Opinión: Entre las múltiples tareas que implica la administración de las operaciones diarias de una organización, es usual dedicar costosas horas a resolver situaciones ajenas al núcleo del negocio.

Lo anterior tiene consecuencias en las finanzas, toda vez que se deben distraer recursos humanos y económicos -de por sí siempre escasos y limitados- que debieran estar orientados a realizar aquello en lo que la empresa es más productiva.

Cuando el negocio alcanza cierta magnitud o sofisticación, se da la posibilidad de mejorar su eficiencia a través de tecnología de punta que solo es posible de obtener mediante el Outsourcing de la misma. Así se logra minimizar contingencias a un precio menor que si fuese una solución In House.

Lo mismo ocurre en el área de la documentación. La utilización de tecnologías inadecuadas puede tener implicancias indeseadas, como la presentación extemporánea de propuestas causadas por errores de impresión o el uso sin control de fotocopiadoras e impresoras. En ambos ejemplos, la organización sufre un perjuicio evitable causado por la administración inapropiada del recurso.

De este modo, la incorporación de proveedores experimentados es una decisión estratégica a largo plazo. En el caso de la administración de la documentación, la adquisición de tecnología adecuada es fundamental para obtener ventajas frente a competidores foráneos y locales. En este sentido, la implementación de servicios gerenciados de impresión ayuda a gestionar la información con altos estándares de productividad, movilidad, seguridad y sustentabilidad.

Ante esto, es recomendable estudiar detenidamente cada oferta a través de prismas duales como son evaluación-optimización, protección-integración y automatización-simplificación.

La evaluación trae aparejada como resultado la optimización, por lo que se necesita comprender a cabalidad los procesos, coste total de propiedad, ratios de los dispositivos ?por ejemplo, de impresión- uso de los equipos y mediciones de sustentabilidad. Así, se tendrá la información necesaria para tomar las medidas tendientes a la mayor eficiencia, tras el análisis de capacidades de utilización, cadena de valor y madurez de los procesos y servicios.

Por otra parte, la mirada de la protección e integración permite anticiparse a resolver asuntos referentes al cumplimiento de alguna norma o ley, así como también incorporar a la producción a elementos que pueden constituir brechas de seguridad como los dispositivos portátiles.

Finalmente, la automatización y simplificación son el resultado concreto de lo anterior en elementos clave como el óptimo flujo de trabajo y herramientas de gestión.

Así, tras un trabajo metódico y planificado, es posible que su organización pueda centrarse en utilizar sus recursos eficientemente y orientada a competir por ofrecer los mejores productos y servicios.

Por Carlos Oliveira, Gerente de Operaciones, Preventa e Implementación de Xerox de Chile