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Los recursos de videoconferencia son en la actualidad la clave para ahorrar tiempo, dinero y recursos. La tendencia a usar este sistema de comunicación ha traspasado a las empresas y se ha establecido en los gobiernos, que encuentran en la colaboración de video la forma de dar respuesta a toda la comunidad y trabajar de manera integral.

La colaboración de video brinda la posibilidad de acercar a las personas sin importar su ubicación geográfica o el ámbito en que se encuentran. En las empresas cuyas sedes están  establecidas en distintas partes del mundo, la colaboración de video es fundamental para poder intercambiar experiencias, opiniones, datos, ofrecer capacitación, al tiempo que se reducen los gastos y se incrementa la productividad.

En el ámbito gubernamental la colaboración de video también es fundamental para que los distintos organismos, ya sean regionales o locales, puedan brindar a los ciudadanos la atención que necesitan. Gracias a estas soluciones pueden ofrecer iniciativas de terapia, atención a la salud, consultoría y orientación vocacional a las comunidades más aisladas brindando ayuda y resultados desde el principio y en tiempo real, fomentando relaciones más sólidas, compartiendo recursos estratégicos y reduciendo los costos de los programas.

Gracias a las soluciones de colaboración de video la productividad aumenta considerablemente ayudando a acelerar los procesos formales que hacen más lenta la toma de decisiones. De esta forma la información puede ser cuidadosamente organizada y fácil de compartir derivando en menor duplicidad de trabajo.

?Los organismos públicos están bajo el microscopio. Las presiones internas y externas generan un esfuerzo constante para mejorar el desempeño de acuerdo a lo que las administraciones esperan, los ciudadanos valoran y los clientes aprecian. El público necesita una experiencia unificada al acceder a la información del gobierno desde cualquier lugar ? la web, en forma impresa, por teléfono y a través de medios sociales. Si se aborda con inteligencia, la colaboración de video puede derivar en todo lo anterior?, asegura Alphonzo Albright, Director Global de Soluciones de Gobierno y Desarrollo de Mercado de Polycom.

Como ejemplo, la empresa menciona el caso del Instituto Nacional de Vitivinicultura (INV), es un organismo de control cuya sede se encuentra en la provincia argentina de Mendoza, y que tiene a su cargo la gestión y calidad de la industria vitivinícola. Dependiente del Ministerio de Agricultura, sus 17 sedes distribuidas en el país tienen la necesidad de intercambiar permanentemente información relacionada con la fiscalización de la industria alcoholera entre otros temas. Con el objetivo de reducir los costos y tiempos que demandaban la coordinación de reuniones entre todas las sedes, el instituto adquirió las soluciones de colaboración de video de Polycom. Sandra Leo, responsable del Departamento de Informática y Comunicaciones del INV, explica el cambio que significó la incorporación de soluciones de la Plataforma Polycom® RealPresence®?Antes, la programación de las reuniones se hacía con un año de anticipación y los gastos que representaban la hotelería y viáticos de cada uno de los participantes, junto con las complicaciones de coordinar tantas agendas, no resultaba rentable?.

Actualmente, gracias a los soluciones Polycom adquiridas por el INV se realizan reuniones frecuentes con gerentes, subgerentes, jefes de departamentos y jefes de delegaciones para poder establecer políticas, determinar tareas operativas y organizar agendas de trabajo sin necesidad de que los participantes se muevan de sus lugares de trabajo. Los resultados fueron altamente positivos ?Disminuimos considerablemente los tiempos de toma de decisiones y ejecución y se están evitando todos los gastos de viajes, viáticos, hotelería que antes eran fundamentales para que todas las autoridades puedan participar de las reuniones? explica Sandra Leo.

A nivel interno, el proceso de reclutamiento y capacitación también se ve alivianado gracias a que las soluciones de colaboración de video brindan la posibilidad de entrevistar, evaluar y formar al personal para su cargo. De esta forma se alivian los costos y la complejidad de tener que trasladar especialistas para llevar a cabo este proceso.  El INV por ejemplo, utilizó las soluciones instaladas a fin de dictar capacitación en las tecnicaturas de Enología, Administración Pública, cursos de inglés y coordinar actividades con distintas asociaciones y foros de la industria.

Cabe destacar que la correcta planificación de una plataforma de comunicación de video permite que la información sea cuidadosamente organizada y fácil de compartir lo que evita la duplicidad de trabajo y permite al público acceder de forma sencilla a través de  múltiples dispositivos tecnológicos.

Por otra parte el cuidado del medioambiente es un tema clave en los organismos públicos, quienes intentan mejorar la sustentabilidad y crear una huella ecológica más ligera a fin de darle un ejemplo a la comunidad. A través de las soluciones de colaboración de video se contribuye a estos objetivos ya que se reducen las emisiones de carbono producidas por los medios de transporte, dado que no es necesario que los miembros del gobierno se trasladen de un lugar a otro para concurrir a reuniones, capacitaciones, congresos, ya que pueden permanecer en sus propios hogares u oficinas aprovechando el intercambio y almacenamiento de información que brinda la tecnología.

La adopción de soluciones de colaboración de video por parte de los organismos gubernamentales es una garantía ya que está comprobado que reduce los costos operativos, aumenta la eficacia de los equipos de trabajo brindando a su comunidad atención más específica, mayor alcance y aumentos en el presupuesto disponible.

Fotografías: Polycom